Tietosuojaseloste – Tilax-järjestelmä
Päivitetty: 15.9.2026
Tässä selosteessa kerromme, miten henkilötietoja käsitellään Tilax-järjestelmän kautta. Tilaxia käytetään tilojen varaamiseen, vuokrasopimusten hallintaan,
laskutukseen ja asiakasasiointiin. Seloste koskee asiakkaita, yhteyshenkilöitä ja järjestelmän käyttäjiä.
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä: Tilax
2. Mitä tietoja käsittelemme?
Käsiteltävät tiedot riippuvat asiakassuhteesta ja käyttämistäsi toiminnoista. Tilax-järjestelmän kautta voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
- Nimi, yhteyshenkilö, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, asiakasnumero ja yrityksen tiedot.
-
Varausten ja vuokrasopimusten tiedot, vuokrattu tila, vuokra, sopimuskausi, ehdot, sopimusasiakirjat sekä allekirjoituskuva ja allekirjoituksen
ajankohta. - Sopimukseen tallennettu henkilötunnus tai Y-tunnus. Henkilötunnus säilytetään tietokannassa salattuna. Brang-laskutusta käytettäessä tallennettu tunnus välitetään Brang Oy:lle laskutuspalvelua varten.
- Laskutustapa, laskut, viitenumerot, maksut ja avoimet saldot sekä irtisanomisen yhteydessä ilmoitettu pankkitili ja BIC.
- Vikailmoitukset, irtisanomisilmoitukset, lisätiedot, viestit ja viestien lukukuittaukset sekä toimittamasi liitteet ja kuvat.
- Käyttäjätilin ja kirjautumisen tiedot, käyttöoikeudet sekä selaimeen tallennettavat palvelun käyttöön liittyvät tiedot.
-
Tekniset virhe- ja tapahtumatiedot: tapahtuman ajankohta, virhetilanteeseen liittyvä IP-osoite, pyynnön osoite ja tyyppi sekä virheen kuvaus ja tekniset
tiedot. Tapahtumaan voi liittyä asiakkaan, sopimuksen, tilan tai laskun tunniste. -
Viestien ja laskujen lähetystiedot: vastaanottajan nimi ja sähköpostiosoite, viestin tai laskun tunniste, lähetyksen tila ja ajankohta sekä mahdollinen
virheilmoitus. -
Laskutusintegraation käsittelytiedot: lähetysten ja maksujen käsittelyn tulokset sekä käsittelyn yhteydessä tallennettavat asiakas-, sopimus-, laskutus-
ja maksuaineistot. Brangille lähetettävän sopimusaineiston tallenne voi sisältää myös asiakkaan yhteys- ja tunnistetiedot.
3. Mihin tarkoituksiin tietoja käytetään?
Tilax-järjestelmän kautta tietoja käytetään varausten ja vuokrasopimusten hoitamiseen, asiakkaiden ja vuokratilojen yhdistämiseen, laskutukseen ja maksujen
seurantaan, asiakasviestintään, vikailmoitusten käsittelyyn sekä vuokrasuhteen päättämiseen. Käyttäjätilin tietoja käytetään kirjautumiseen ja
asiointipalvelun tarjoamiseen.
Teknisiä loki- ja käsittelytietoja käytetään virheiden selvittämiseen sekä viestien, laskutuksen ja maksujen käsittelyn seurantaan.
4. Mistä tiedot saadaan?
Tietoja saadaan sinulta tai ilmoittamaltasi yhteyshenkilöltä esimerkiksi sopimusta tehtäessä, Tilaxin asiointipalvelussa sekä vika- ja
irtisanomisilmoituksilla. Asiakaspalvelun yhteydessä tietoja voidaan kirjata Tilaxiin. Järjestelmän käytössä syntyy myös sopimus-, laskutus- ja
asiointitietoja.
Kun Brang-yhteys on käytössä, maksutiedot saadaan Brang-laskutuspalvelusta Tilax-järjestelmään.
5. Kuka käsittelee tietoja?
Tilax-järjestelmässä tietoja käsittelevät asiakasasiointia, vuokrausta, sopimuksia ja laskutusta hoitavat käyttäjät heille annettujen käyttöoikeuksien
mukaisesti. Järjestelmässä on myös kirjanpidon ja ylläpidon käyttäjärooleja.
-
Sopimusten ja ilmoitusten vastaanottajat: vuokrasopimus voidaan lähettää asiakkaalle, vuokranantajalle ja sopimusta hoitavalle
välittäjälle. Vika- ja irtisanomisilmoituksiin liittyviä viestejä voidaan toimittaa asiakkaalle ja asian käsittelyä varten määritellyille
vastaanottajille. -
Brang Oy – laskutus ja perintä: Brang Oy hoitaa laskutuspalvelun ja siihen liittyvän perinnän. Brang-laskutusta käytettäessä palveluun
välitetään asiakkaan nimi, asiakastunniste, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä tallennettu Y-tunnus tai henkilötunnus. Lisäksi välitetään
laskutustavan mukaisia sopimus- ja laskutietoja, kuten vuokrakohde, laskutuksen alkaminen, laskurivit, summat, verot, eräpäivät ja viitenumerot. -
HostingPalvely Oy – hosting ja tekninen ylläpito: HostingPalvely Oy vastaa Tilax-järjestelmän palvelinympäristöstä ja sen teknisestä
ylläpidosta. Palveluntarjoajalla on tarvittaessa pääsy kaikkiin järjestelmän tietoihin, myös henkilötietoihin. -
Sähköpostin välitys: sähköpostipalvelun kautta kulkevat vastaanottajan sähköpostiosoite ja mahdollinen nimi sekä lähetettävän viestin
sisältö ja liitteet. Näitä voivat olla esimerkiksi lasku- ja sopimusasiakirjat, allekirjoituslinkit ja asiakasviestit.
Vastaanottajat ja välitettävät tiedot riippuvat käytettävästä toiminnosta ja laskutustavasta. Ulkoisesta Google Fonts -palvelusta kerrotaan kohdassa 8.
6. Tietojen sijainti ja kansainväliset siirrot
Tilax-järjestelmään tallennetut tiedot käsitellään ja säilytetään Suomessa.
7. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Tilax-järjestelmän asiakas- ja asiointitiedoille ei ole määritelty kiinteää säilytysaikaa. Tietoja säilytetään toistaiseksi ja poistetaan tarvittaessa.
Osaan teknisistä tiedostolokeista sovelletaan 30 päivän poistokiertoa. Vanhojen lokitiedostojen poisto tehdään kyseisen lokityypin seuraavan kirjauksen
yhteydessä. Tämä poistokierto ei koske kaikkia lokitietoja tai käsittelyaineistoja.
8. Selaintallennus ja ulkoiset palvelut
Tilax tallentaa selaimen paikalliseen tallennustilaan kirjautumistunnisteita sekä käyttöympäristön ja käyttöliittymän asetuksia. Käyttäjätunnus voidaan
muistaa valintasi perusteella. Sopimuksen laatimisen aikana selaimeen tallennetaan myös lomakkeen ja sopimusosapuolten tietoja. Irtisanomisen käsittelyssä
käytetään lisäksi istuntokohtaista tallennustilaa.
Paikalliseen tallennustilaan tallennetut tiedot voivat säilyä selaimen sulkemisen jälkeen. Voit poistaa niitä selaimen sivustotietojen poistotoiminnolla.
Poistaminen voi kirjata sinut ulos ja tyhjentää keskeneräisiä lomaketietoja. Tämä ei poista palvelimelle jo tallennettuja tietoja.
Sovelluksen sivupohja lataa Google Fonts -kirjasimia Googlen palvelimilta. Kirjasinten lataaminen muodostaa yhteyden Googleen, jolloin Google saa
verkkoyhteyden teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteen. Käyttöliittymän kirjasimet ladataan Tilaxin omalta palvelimelta. Kirjasinten lataaminen ei muodosta yhteyttä Googlen palvelimiin.
9. Tietojen suojaaminen
Tilax-järjestelmässä käytetään kirjautumista ja käyttäjärooleihin perustuvia käyttöoikeuksia. Suojatuissa toiminnoissa palvelin tarkistaa
kirjautumistunnisteen voimassaolon ja toimintoon määritellyt käyttöoikeudet. Asiakkaan omassa asiointipalvelussa tietojen haku rajataan kirjautuneen
asiakkaan tunnisteen perusteella. Hallinnollisia toimintoja on rajattu ylläpitäjärooleille.
Henkilökäyttäjien salasanat tallennetaan tiivisteinä. Henkilötunnukset ja tilinumerot säilytetään tietokannassa salattuina. Tämä salaus koskee
tietokantatallennusta; selaintallennusta, lähetettäviä asiakirjoja ja integraatioiden käsittelyaineistoja kuvataan erikseen tässä selosteessa.
Järjestelmän virhetilanteista ja lähetyksistä kerätään lokitietoja, joita käytetään toiminnan seurantaan ja häiriöiden selvittämiseen. HostingPalvely Oy
vastaa palvelinympäristön teknisestä ylläpidosta. Sen pääsy henkilötietoihin on kuvattu kohdassa 5.
10. Oikeutesi
Voit pyytää pääsyä omiin henkilötietoihisi ja virheellisten tietojen korjaamista. Soveltuvissa tilanteissa voit pyytää tietojen poistamista, käsittelyn
rajoittamista tai tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen sekä vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä. Jos käsittely perustuu
suostumukseesi, voit peruuttaa sen vaikuttamatta peruuttamista edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen. Oikeuksien soveltuminen riippuu käsittelyperusteesta
ja tilanteesta; esimerkiksi lakisääteinen säilytysvelvollisuus voi rajoittaa poistamista.
Lähetä pyyntösi osoitteeseen info@tilax.fi. Voit saattaa henkilötietojesi käsittelyä koskevan asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja saat
Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta.